Na papierze wszystko może wyglądać dobrze. Firma sprzedaje coraz więcej, wystawia faktury, księgowość pokazuje zysk, a właściciel mimo to zaczyna nerwowo sprawdzać saldo rachunku. Zbliża się termin wypłat, trzeba zapłacić ZUS, podatki, leasing i dostawców, tymczasem część pieniędzy od klientów nadal nie wpłynęła. To sytuacja znacznie częstsza, niż mogłoby się wydawać.
Jednym z podstawowych błędów w myśleniu o finansach przedsiębiorstwa jest utożsamianie zysku z gotówką. Firma może być rentowna, a jednocześnie mieć poważne problemy z płynnością. I odwrotnie – przez pewien czas może mieć pieniądze na koncie mimo słabych wyników.
Zysk istnieje w księgach, gotówka na rachunku
Załóżmy, że firma wykonała w czerwcu usługę wartą 50 tys. zł i wystawiła klientowi fakturę z terminem płatności 60 dni. Z punktu widzenia wyniku finansowego przychód już się pojawił. Pieniądze mogą jednak wpłynąć dopiero pod koniec sierpnia.
W tym czasie przedsiębiorstwo nadal musi funkcjonować. Pracownicy nie poczekają dwa miesiące na pensję, właściciel biura oczekuje czynszu, a dostawca materiałów może wystawić fakturę z terminem siedmiu dni.
Na tym właśnie polega problem płynności. Firma zarobiła, ale jeszcze nie dostała pieniędzy.
Im szybciej rośnie sprzedaż, tym problem może być większy
Brzmi to paradoksalnie, ale dynamiczny wzrost sprzedaży potrafi zwiększyć zapotrzebowanie na gotówkę.
Jeżeli przedsiębiorstwo musi najpierw kupić towar, zapłacić podwykonawcom albo zwiększyć zatrudnienie, a dopiero później otrzymuje pieniądze od klientów, każda nowa sprzedaż wymaga wcześniejszego finansowania.
Wyobraźmy sobie hurtownię, która dotychczas realizowała zamówienia za 100 tys. zł miesięcznie, a nagle zdobyła duży kontrakt podwajający obroty. Z pozoru to świetna wiadomość. Jeśli jednak towar trzeba kupić od razu, a klient zapłaci dopiero po 60 dniach, firma musi znaleźć dodatkowe pieniądze na sfinansowanie wzrostu.
Właśnie dlatego szybki rozwój bez kontroli przepływów finansowych potrafi być równie niebezpieczny jak spadek sprzedaży.
Terminy płatności mają ogromne znaczenie
Właściciele firm często skupiają się na cenie, marży i wielkości zamówienia, a znacznie mniej uwagi poświęcają terminowi zapłaty. Tymczasem różnica między 7 a 60 dniami może mieć ogromny wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Jeżeli firma płaci swoim dostawcom szybciej, niż otrzymuje środki od klientów, powstaje luka finansowa.
Im większa skala działalności, tym większa może być kwota potrzebna do jej pokrycia.
Dlatego podczas negocjowania kontraktu warto patrzeć nie tylko na to, ile firma na nim zarobi, lecz również kiedy rzeczywiście otrzyma pieniądze.
Nie każda sprzedaż jest równie dobra
Można mieć klienta, który zamawia dużo, ale płaci regularnie z miesięcznym opóźnieniem. Można też mieć mniejszego odbiorcę, który reguluje faktury następnego dnia.
Z punktu widzenia samego przychodu pierwszy klient wygląda atrakcyjniej. Z punktu widzenia płynności sytuacja nie jest już tak oczywista.
Problem staje się szczególnie poważny wtedy, gdy przedsiębiorstwo uzależnia się od jednego dużego kontrahenta. Opóźnienie jednej faktury może wtedy wywołać problemy w całej firmie.
Dlatego analiza klientów powinna obejmować nie tylko obrót i marżę, ale także terminowość płatności.
Warto patrzeć kilka tygodni do przodu
Kontrolowanie salda konta odpowiada wyłącznie na pytanie, ile pieniędzy firma ma dzisiaj.
Znacznie bardziej przydatne jest proste prognozowanie przepływów pieniężnych. Właściciel zapisuje, jakie wpływy są spodziewane w kolejnych tygodniach oraz jakie wydatki trzeba będzie w tym czasie ponieść.
Nie trzeba do tego skomplikowanego systemu. W niewielkiej firmie wystarczy dobrze prowadzony arkusz.
Jeżeli wiadomo, że 10. dnia miesiąca trzeba wypłacić wynagrodzenia, 15. zapłacić duży VAT, a najważniejszy klient przeleje pieniądze dopiero 25., problem można zobaczyć wcześniej i odpowiednio się przygotować.
Najgorsza sytuacja to taka, w której brak gotówki staje się niespodzianką.
Rezerwa finansowa jest potrzebna także firmie
Przedsiębiorcy często mówią o poduszce finansowej w kontekście prywatnych oszczędności, ale podobna zasada dotyczy biznesu.
Firma powinna dysponować rezerwą pozwalającą przetrwać okres gorszej sprzedaży, opóźnione płatności albo niespodziewany wydatek.
Jeżeli na rachunku zawsze znajduje się dokładnie tyle pieniędzy, ile potrzeba na najbliższe zobowiązania, nawet niewielkie zakłócenie może wywołać kryzys.
Rezerwa nie oznacza, że kapitał ma bezczynnie leżeć przez lata. Chodzi raczej o zachowanie rozsądnego marginesu bezpieczeństwa.
Zysk jest ważny, ale nie wystarcza
Rentowność odpowiada na pytanie, czy model biznesowy ma ekonomiczny sens. Płynność pokazuje natomiast, czy firma jest w stanie normalnie funkcjonować dziś, jutro i za miesiąc.
Dobra firma musi kontrolować oba elementy.
Można przez pewien czas prowadzić nierentowny biznes dzięki posiadanej gotówce, ale w końcu pieniądze się skończą. Można również prowadzić rentowną działalność i upaść dlatego, że środki od klientów wpływają zbyt późno.
Dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć nie tylko na wynik księgowy. W biznesie liczy się również to, kiedy pieniądze rzeczywiście pojawiają się na rachunku i czy zdążą pojawić się przed terminem kolejnych płatności.
