Świadectwo pracy – zasady wydawania, treść dokumentu, sprostowanie i prawa pracownika

Świadectwo pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów otrzymywanych po zakończeniu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Potwierdza przebieg stosunku pracy i zawiera informacje potrzebne kolejnemu pracodawcy, urzędowi pracy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz innym instytucjom ustalającym uprawnienia pracownika. Dokument może mieć znaczenie przy obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, przyznawaniu świadczeń, dokumentowaniu okresów zatrudnienia i ustalaniu sposobu rozwiązania umowy.

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Co do zasady powinien zrobić to w dniu ustania zatrudnienia, jeżeli nie zamierza zawrzeć z pracownikiem kolejnej umowy o pracę w terminie siedmiu dni. Wydania dokumentu nie można uzależniać od oddania sprzętu, podpisania karty obiegowej, rozliczenia zaliczki ani zwrotu odzieży służbowej.

Świadectwo pracy nie jest opinią o pracowniku ani listem polecającym. Pracodawca nie powinien wpisywać w nim subiektywnych ocen, informacji o jakości wykonywania obowiązków, konfliktach, karach porządkowych czy powodach niezadowolenia ze współpracy, jeżeli dane te nie należą do ustawowo określonej treści dokumentu. Jego zadaniem jest przedstawienie konkretnych informacji dotyczących zatrudnienia.

Czym jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to dokument sporządzany przez pracodawcę po zakończeniu stosunku pracy. Obowiązek jego wydania wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia regulującego szczegółową treść dokumentu, sposób jego wydawania i procedurę prostowania. Obowiązujący pomocniczy wzór świadectwa wraz z instrukcją wypełniania został określony w przepisach wykonawczych.

Dokument przedstawia informacje mające znaczenie dla ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych. Wskazuje między innymi okres zatrudnienia, wymiar etatu, zajmowane stanowiska, sposób ustania stosunku pracy oraz wykorzystane w roku kalendarzowym uprawnienia pracownicze.

Świadectwo pracy nie zastępuje umowy o pracę, zaświadczenia o zarobkach ani dokumentu potwierdzającego wysokość składek. Nie zawiera też pełnej historii wynagrodzenia. Jeżeli były pracownik potrzebuje dodatkowych danych, może być konieczne uzyskanie od pracodawcy osobnego zaświadczenia.

Komu przysługuje świadectwo pracy?

Świadectwo pracy otrzymuje osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy. Dotyczy to przede wszystkim zatrudnienia na podstawie:

• umowy o pracę na okres próbny,
• umowy o pracę na czas określony,
• umowy o pracę na czas nieokreślony,
• powołania,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Prawo do świadectwa nie zależy od długości zatrudnienia ani wymiaru czasu pracy. Dokument należy się zarówno osobie pracującej przez wiele lat, jak i pracownikowi zatrudnionemu przez kilka dni.

Nie ma również znaczenia, z czyjej inicjatywy zakończono umowę. Świadectwo powinno zostać wydane po wypowiedzeniu złożonym przez pracownika, wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę, rozwiązaniu za porozumieniem stron, rozwiązaniu bez wypowiedzenia, upływie czasu określonego w umowie czy wygaśnięciu stosunku pracy.

Czy świadectwo pracy przysługuje po umowie zlecenia?

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, a nie umową o pracę. Po jej zakończeniu zleceniodawca nie wystawia więc świadectwa pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Może natomiast wydać zaświadczenie potwierdzające okres wykonywania zlecenia, zakres czynności i wysokość wynagrodzenia, jeżeli jest to potrzebne zleceniobiorcy.

Od 2026 roku wybrane okresy wykonywania umów zlecenia i prowadzenia działalności gospodarczej mogą być uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy na nowych zasadach. Zmiany weszły w życie 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym oraz 1 maja 2026 roku w sektorze prywatnym. Nie oznacza to jednak, że po zleceniu wystawia się świadectwo pracy. Okresy te potwierdza się w inny sposób, w tym odpowiednim zaświadczeniem uzyskanym z ZUS albo innymi dokumentami przewidzianymi przepisami.

Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?

Podstawowa zasada mówi, że pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jest to ostatni dzień pozostawania pracownika w zatrudnieniu, a nie zawsze ostatni dzień faktycznego wykonywania obowiązków.

Pracownik może na przykład wykorzystać urlop wypoczynkowy podczas okresu wypowiedzenia. Jego ostatni dzień obecności w firmie przypadnie wtedy wcześniej niż data rozwiązania umowy. Świadectwo pracy powinno obejmować zatrudnienie aż do formalnego dnia ustania stosunku pracy.

Wydanie świadectwa w ostatnim dniu zatrudnienia

Jeżeli pracownik jest obecny w zakładzie pracy, dokument może zostać przekazany osobiście. Warto potwierdzić jego odbiór, choć brak podpisu pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prawidłowego wydania dokumentu.

Pracodawca może również przekazać świadectwo osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie powinno pozwalać ustalić, że dana osoba rzeczywiście ma prawo odebrać dokument.

Wysłanie świadectwa pocztą

Jeżeli wydanie dokumentu pracownikowi lub upoważnionej osobie w dniu zakończenia zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu siedmiu dni przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć je w inny sposób.

Termin siedmiodniowy nie oznacza, że pracodawca może dowolnie czekać z przygotowaniem dokumentu. Podstawowym obowiązkiem pozostaje jego wydanie w dniu ustania stosunku pracy. Dodatkowy termin dotyczy sytuacji, w której bezpośrednie przekazanie dokumentu nie jest możliwe.

Dla celów dowodowych pracodawca powinien korzystać ze sposobu umożliwiającego potwierdzenie nadania lub doręczenia. Pracownik powinien natomiast dbać o aktualność adresu korespondencyjnego.

Kolejna umowa z tym samym pracodawcą

Pracodawca nie musi automatycznie wydawać świadectwa pracy, jeżeli zamierza zawrzeć z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu siedmiu dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Pracownik może jednak zażądać wydania dokumentu obejmującego zakończony okres zatrudnienia. Wniosek może dotyczyć jednego poprzedniego okresu albo wszystkich okresów, za które świadectwa dotychczas nie wydano. Po otrzymaniu takiego wniosku pracodawca powinien wydać świadectwo w ciągu siedmiu dni.

Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dla własnego bezpieczeństwa pracownik powinien zachować dowód jego wysłania lub przekazania.

Czy trzeba składać wniosek o świadectwo pracy?

W typowej sytuacji pracownik nie musi składać żadnego wniosku. Wydanie świadectwa po definitywnym zakończeniu zatrudnienia jest obowiązkiem pracodawcy wykonywanym z urzędu.

Wniosek jest potrzebny przede wszystkim wtedy, gdy:

• w ciągu siedmiu dni ma zostać zawarta kolejna umowa z tym samym pracodawcą, ale pracownik chce otrzymać świadectwo za zakończony okres,
• pracownik potrzebuje dokumentu za wcześniejsze okresy, za które nie został on jeszcze wydany,
• konieczne jest wydanie kopii dokumentu znajdującego się w aktach osobowych,
• pracownik żąda sprostowania błędnych informacji.

Pracodawca nie może tłumaczyć braku świadectwa tym, że pracownik o nie nie poprosił, jeżeli stosunek pracy został zakończony i nie zachodzi wyjątek związany z szybkim zawarciem następnej umowy.

Czy pracodawca może zatrzymać świadectwo pracy?

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa od rozliczenia się pracownika. Dotyczy to między innymi zwrotu:

• laptopa,
• telefonu,
• samochodu,
• kluczy,
• dokumentów,
• odzieży roboczej,
• identyfikatora,
• zaliczki,
• narzędzi służbowych.

Jeśli pracownik nie oddał mienia albo wyrządził szkodę, pracodawca może dochodzić swoich roszczeń przy użyciu odpowiednich środków prawnych. Nie daje mu to jednak prawa do zatrzymania świadectwa. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyraźnie wskazuje, że wydania tego dokumentu nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres danych wpisywanych do świadectwa jest określony przepisami. Pracodawca nie może dowolnie rozbudowywać dokumentu ani umieszczać w nim informacji niezwiązanych z ustawowym celem świadectwa.

Dokument obejmuje przede wszystkim dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika oraz informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia. Obowiązujący wzór i sposób jego wypełniania wynikają z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Dane pracodawcy i pracownika

W świadectwie umieszcza się oznaczenie pracodawcy oraz dane pozwalające zidentyfikować pracownika. Dokument powinien wskazywać okres albo okresy zatrudnienia objęte konkretnym świadectwem.

Jeżeli w trakcie zatrudnienia nastąpiło przejście zakładu pracy albo zmiana podmiotu zatrudniającego w sposób przewidziany przepisami, dokument powinien być wypełniony zgodnie z rzeczywistym przebiegiem stosunku pracy.

Okres zatrudnienia

Świadectwo wskazuje datę rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia. Jeżeli dokument obejmuje kilka okresów pracy u tego samego pracodawcy, powinny one zostać prawidłowo wykazane.

Błąd w dacie może mieć znaczenie dla ustalania stażu pracy, prawa do urlopu albo świadczeń. Z tego powodu pracownik powinien porównać daty z umowami i dokumentami dotyczącymi zakończenia zatrudnienia.

Wymiar czasu pracy

Pracodawca wpisuje wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w poszczególnych okresach. Może to być pełny etat albo jego część, na przykład 1/2, 3/4 czy 7/8 etatu.

Jeżeli wymiar zmieniał się w czasie zatrudnienia, dokument powinien odzwierciedlać te zmiany. Nie wystarczy wskazanie wyłącznie wymiaru obowiązującego w ostatnim dniu pracy.

Rodzaj wykonywanej pracy i stanowiska

Świadectwo zawiera informacje o rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach. Jeżeli pracownik awansował albo przechodził między stanowiskami, dokument powinien uwzględniać rzeczywisty przebieg zatrudnienia.

Nie powinno się zastępować konkretnych stanowisk bardzo ogólnym określeniem, jeśli nie pozwala ono prawidłowo udokumentować doświadczenia pracownika. Z drugiej strony świadectwo nie musi zawierać pełnego opisu wszystkich obowiązków.

Tryb i podstawa prawna ustania stosunku pracy

W dokumencie zamieszcza się informację o trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy oraz odpowiednią podstawę prawną.

Może chodzić między innymi o:

• porozumienie stron,
• wypowiedzenie przez pracownika,
• wypowiedzenie przez pracodawcę,
• rozwiązanie bez wypowiedzenia,
• upływ czasu, na który zawarto umowę,
• wygaśnięcie stosunku pracy.

Informacja ta powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi zakończenia zatrudnienia. Szczególnie ważne jest rozróżnienie między rozwiązaniem za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia i za porozumieniem stron.

Informacja o rozwiązaniu umowy z inicjatywy pracodawcy

W określonych przypadkach znaczenie ma nie tylko ogólny tryb ustania umowy, ale także wskazanie strony, która dokonała czynności. Może to wpływać na uprawnienia pracownika, w tym związane z rejestracją w urzędzie pracy.

Pracownik powinien dokładnie sprawdzić ten punkt. Nieprawidłowy zapis może rodzić praktyczne trudności przy ubieganiu się o świadczenia.

Skrócony okres wypowiedzenia

Jeżeli pracodawca skrócił okres wypowiedzenia z przyczyn przewidzianych przepisami, świadectwo powinno zawierać informację o okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie.

Okres objęty takim odszkodowaniem jest uwzględniany przy ustalaniu określonych uprawnień, mimo że pracownik nie pozostaje już formalnie w stosunku pracy.

Urlop wypoczynkowy

W świadectwie podaje się wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym zakończono stosunek pracy. Informacja ta jest potrzebna kolejnemu pracodawcy, ponieważ roczny limit urlopu nie odnawia się przy każdej zmianie zatrudnienia.

Wykazuje się również urlop wykorzystany na podstawie uprawnienia do urlopu na żądanie. Nie oznacza to jednak opisywania powodów skorzystania z wolnego.

Przykładowo pracownik uprawniony do 26 dni urlopu, który przed zakończeniem umowy wykorzystał u pierwszego pracodawcy 15 dni, nie otrzymuje automatycznie kolejnych 26 dni po zmianie firmy. Nowy pracodawca ustala pozostałą część urlopu zgodnie z zasadą proporcjonalności i danymi ze świadectwa.

Urlop bezpłatny

Dokument zawiera informację o okresach urlopu bezpłatnego oraz podstawie jego udzielenia, jeśli ma ona znaczenie dla uprawnień pracowniczych.

Urlop bezpłatny co do zasady nie jest okresem faktycznego wykonywania pracy. W zależności od podstawy prawnej może być wliczany albo niewliczany do określonych uprawnień.

Urlopy związane z rodzicielstwem

W świadectwie zamieszcza się informacje dotyczące wykorzystania uprawnień rodzicielskich w zakresie przewidzianym aktualnym wzorem i instrukcją. Mogą one obejmować między innymi wykorzystany urlop ojcowski, rodzicielski, wychowawczy lub inne okresy mające znaczenie dla kolejnego pracodawcy.

Dane powinny pozwalać ustalić, w jakim zakresie pracownik wykorzystał już uprawnienie, bez ujawniania informacji wykraczających poza niezbędny zakres.

Zwolnienie na opiekę nad dzieckiem

W świadectwie wykazuje się wykorzystanie zwolnienia od pracy przysługującego pracownikowi wychowującemu dziecko, jeśli informacja ta jest potrzebna kolejnemu pracodawcy do ustalenia pozostałej części uprawnienia w danym roku.

Ponieważ zwolnienie może być wykorzystywane w dniach albo godzinach, zapis powinien odpowiadać formie wybranej przez pracownika.

Zwolnienie z powodu siły wyższej

Aktualny wzór świadectwa uwzględnia informacje o zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Informacja o wykorzystanym wymiarze pozwala kolejnemu pracodawcy ustalić pozostałą część uprawnienia w tym samym roku kalendarzowym. Zmiany w treści pomocniczego wzoru świadectwa wprowadzano w związku z nowymi uprawnieniami pracowniczymi.

Urlop opiekuńczy

Świadectwo może zawierać również dane o urlopie opiekuńczym wykorzystanym w danym roku kalendarzowym. Urlop ten ma umożliwiać zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych.

Nie zamieszcza się szczegółowego opisu choroby ani innych nadmiernych danych medycznych.

Okresy nieskładkowe

W świadectwie wykazuje się przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Mogą to być między innymi określone okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków.

Prawidłowość tego punktu ma duże znaczenie przy przyszłym ustalaniu świadczeń. Pracownik powinien przechowywać świadectwa pracy przez cały okres aktywności zawodowej, a najlepiej także po przejściu na emeryturę.

Należności uznane i niezaspokojone

Na żądanie pracownika w świadectwie zamieszcza się informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Dokument może także zawierać wzmiankę o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę, lecz niewypłaconych do dnia ustania zatrudnienia z powodu braku środków finansowych.

Nie oznacza to, że świadectwo jest standardowym zaświadczeniem o całkowitych zarobkach. Szczegółowe informacje pojawiają się tylko w przypadkach przewidzianych przepisami lub na właściwy wniosek pracownika.

Zajęcie wynagrodzenia

Jeśli wynagrodzenie pracownika podlegało zajęciu egzekucyjnemu, świadectwo może zawierać dane potrzebne do kontynuowania potrąceń przez kolejnego pracodawcę, zgodnie z przepisami dotyczącymi egzekucji z wynagrodzenia.

Pracodawca nie powinien jednak zamieszczać dodatkowych komentarzy oceniających sytuację finansową pracownika.

Czego nie wpisuje się do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy nie służy do oceniania zatrudnionego. Nie powinno zawierać informacji o:

• przyczynach osobistych konfliktów,
• jakości współpracy,
• stosunku pracownika do przełożonych,
• spóźnieniach, jeśli nie są elementem wymaganym przepisami,
• nałożonych karach porządkowych,
• powodach korzystania ze zwolnień lekarskich,
• diagnozach i stanie zdrowia,
• planach zawodowych pracownika,
• wysokości szkody przypisywanej zatrudnionemu,
• niewłaściwym zdaniem pracodawcy wykonywaniu obowiązków.

Jeżeli rozwiązanie nastąpiło bez wypowiedzenia z winy pracownika, dokument wskazuje właściwy tryb i podstawę prawną, ale nie powinien zawierać rozbudowanego opisu zarzutów.

Czy świadectwo pracy musi być zgodne ze wzorem?

Rozporządzenie zawiera pomocniczy wzór świadectwa oraz instrukcję jego wypełniania. Pracodawca może posłużyć się własnym układem graficznym, ale dokument musi zawierać wszystkie wymagane informacje i odpowiadać przepisom.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z aktualnego wzoru. Stary formularz może nie zawierać pól dotyczących nowych uprawnień pracowniczych, takich jak urlop opiekuńczy czy zwolnienie z powodu siły wyższej.

Pracodawca powinien upewnić się, że stosowany program kadrowo-płacowy został zaktualizowany. Sam fakt wygenerowania dokumentu przez system nie gwarantuje jego prawidłowości.

Świadectwo pracy w formie elektronicznej

Przepisy dopuszczają posługiwanie się postacią elektroniczną w kontaktach dotyczących dokumentacji pracowniczej, ale sposób wydania świadectwa powinien zapewniać autentyczność dokumentu, możliwość jego odczytania oraz doręczenie właściwej osobie.

Zwykły niepodpisany plik przesłany z przypadkowego adresu może rodzić wątpliwości. Pracodawca powinien stosować rozwiązanie zgodne z przepisami dotyczącymi formy dokumentu i reprezentacji podmiotu.

Pracownik powinien zachować otrzymany plik w bezpiecznym miejscu. Warto utworzyć również kopię zapasową, ponieważ dostęp do firmowej poczty może zostać wyłączony natychmiast po zakończeniu zatrudnienia.

Kto podpisuje świadectwo pracy?

Dokument podpisuje pracodawca albo osoba upoważniona do działania w jego imieniu. Może to być właściciel firmy, członek zarządu, pracownik działu kadr lub inna osoba posiadająca odpowiednie umocowanie.

Brak czytelnego oznaczenia osoby działającej w imieniu pracodawcy może powodować wątpliwości. Dokument powinien pozwalać ustalić, od jakiego podmiotu pochodzi.

Jak odebrać świadectwo pracy?

Dokument może zostać wydany:

• bezpośrednio pracownikowi,
• osobie upoważnionej,
• pocztą,
• w inny skuteczny sposób zapewniający doręczenie.

Jeżeli pracownik nie może pojawić się osobiście, może udzielić upoważnienia. Powinno ono jednoznacznie wskazywać osobę uprawnioną do odbioru.

Pracownik nie powinien odmawiać przyjęcia dokumentu tylko dlatego, że zauważył w nim błąd. Może odebrać świadectwo, a następnie złożyć wniosek o sprostowanie. Sam odbiór nie oznacza akceptacji całej treści.

Jak dokładnie sprawdzić świadectwo pracy?

Dokument warto przeczytać natychmiast po otrzymaniu. Należy porównać go z umową, aneksami, wypowiedzeniem, porozumieniem rozwiązującym i ewidencją urlopową.

Szczególnie trzeba zweryfikować:

• imię i nazwisko,
• daty zatrudnienia,
• wymiar etatu,
• stanowiska,
• tryb ustania umowy,
• stronę składającą wypowiedzenie,
• wykorzystany urlop,
• okresy urlopu bezpłatnego,
• uprawnienia rodzicielskie,
• okresy nieskładkowe,
• informacje o zajęciu wynagrodzenia,
• pouczenie o prawie żądania sprostowania.

Literówka w nazwisku może wydawać się drobna, ale powinna zostać poprawiona. Podobnie należy reagować na każdy błąd mogący wpływać na przyszłe uprawnienia.

Błędne świadectwo pracy

Błąd może wynikać z pomyłki pracownika działu kadr, nieaktualnych danych w systemie, niewłaściwej interpretacji sposobu rozwiązania umowy lub nieuwzględnienia dokumentów.

Najczęstsze nieprawidłowości dotyczą:

• błędnej daty zakończenia zatrudnienia,
• pominięcia stanowiska,
• niewłaściwego wymiaru czasu pracy,
• błędnego trybu rozwiązania umowy,
• nieprawidłowej liczby dni urlopu,
• brakujących okresów nieskładkowych,
• błędnego nazwiska,
• nieaktualnego wzoru dokumentu.

Pracownik nie powinien poprawiać dokumentu samodzielnie. Skreślenia, dopiski lub zmiany wykonane przez byłego pracownika nie mają mocy sprostowania.

Sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik, który stwierdzi nieprawidłowość, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Termin na złożenie wniosku wynosi 14 dni od otrzymania dokumentu. Podstawa tej procedury znajduje się w art. 97 Kodeksu pracy.

Wniosek powinien wskazywać:

• dane pracownika,
• datę wystawienia świadectwa,
• punkt wymagający poprawienia,
• prawidłową treść,
• krótkie uzasadnienie,
• dokumenty potwierdzające stanowisko pracownika.

Nie trzeba korzystać z urzędowego formularza. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej albo elektronicznej. Najważniejsze jest zachowanie dowodu doręczenia.

Przykładowa treść wniosku o sprostowanie

Miejscowość i data

Dane pracownika

Dane byłego pracodawcy

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Wnoszę o sprostowanie świadectwa pracy wydanego dnia [data], obejmującego okres zatrudnienia od [data] do [data].

W punkcie dotyczącym wymiaru czasu pracy wskazano zatrudnienie na 1/2 etatu przez cały okres. Od 1 stycznia 2025 roku wykonywałam pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, co potwierdza aneks do umowy z dnia [data].

Proszę o wydanie poprawionego świadectwa pracy.

Podpis

Wniosek powinien koncentrować się na konkretnych faktach. Nie ma potrzeby opisywania całej historii konfliktu z pracodawcą, jeżeli nie jest ona potrzebna do wykazania błędu.

Ile czasu ma pracodawca na sprostowanie?

Po uwzględnieniu wniosku pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w terminie określonym przepisami wykonawczymi. Jeżeli nie uwzględnia żądania, powinien zawiadomić pracownika o odmowie.

Przy ocenie terminów trzeba korzystać z aktualnego brzmienia Kodeksu pracy oraz rozporządzenia. Pracownik powinien zachować zarówno pierwotne świadectwo, jak i korespondencję dotyczącą sprostowania.

Odmowa sprostowania świadectwa pracy

Jeśli pracodawca odmawia dokonania zmiany, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa. Termin na wniesienie żądania do sądu jest powiązany z otrzymaniem zawiadomienia o odmowie.

Kodeks pracy przewiduje również możliwość przywrócenia uchybionego terminu, gdy pracownik nie dokonał czynności w terminie bez swojej winy.

Pozew w sprawie sprostowania powinien wskazywać, które dane są błędne i jak powinny brzmieć. Warto dołączyć:

• kopię świadectwa,
• wniosek skierowany do pracodawcy,
• odpowiedź o odmowie,
• umowy i aneksy,
• dokument rozwiązujący stosunek pracy,
• inne dowody potwierdzające prawidłową treść.

Co po wyroku sądu?

Jeżeli sąd uwzględni żądanie pracownika, pracodawca powinien wydać poprawione świadectwo zgodnie z prawomocnym orzeczeniem. W określonych sytuacjach, gdy pracodawca nie istnieje albo uzyskanie dokumentu jest niemożliwe, pracownik może dochodzić ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy na zasadach przewidzianych Kodeksem pracy.

Prawomocny wyrok może być potrzebny także wtedy, gdy rozstrzygnięcie sądu zmienia ocenę sposobu ustania stosunku pracy.

Świadectwo pracy po przywróceniu do pracy

Jeżeli sąd uzna rozwiązanie umowy za wadliwe i przywróci pracownika do pracy, dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy może wymagać odpowiedniego uporządkowania.

Sytuacja zależy od treści rozstrzygnięcia i dalszego przebiegu zatrudnienia. Pracownik powinien dopilnować, aby w aktach nie pozostały dokumenty przedstawiające stan niezgodny z prawomocnym orzeczeniem.

Świadectwo pracy po odszkodowaniu zasądzonym przez sąd

Jeżeli sąd przyzna odszkodowanie w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy, pracodawca może mieć obowiązek uzupełnienia lub zmiany świadectwa w zakresie wynikającym z przepisów i orzeczenia.

Nie każda wygrana sprawa powoduje wpisanie, że pracownik był zatrudniony przez cały okres procesu. Skutki zależą od rodzaju roszczenia, podstawy rozwiązania umowy i treści wyroku.

Brak świadectwa pracy

Jeżeli pracodawca nie wydał dokumentu, pracownik powinien w pierwszej kolejności skierować do niego pisemne wezwanie. Warto wskazać datę zakończenia zatrudnienia i zażądać niezwłocznego przekazania świadectwa.

Przykładowa wiadomość może brzmieć:

Dzień dobry,

w związku z rozwiązaniem mojego stosunku pracy z dniem [data] proszę o niezwłoczne wydanie świadectwa pracy. Dokument nie został mi przekazany w ostatnim dniu zatrudnienia ani doręczony w późniejszym terminie.

Proszę o przesłanie świadectwa na adres [adres] lub przekazanie informacji o możliwości jego odbioru.

Z poważaniem

[imię i nazwisko]

Jeżeli wezwanie nie przynosi skutku, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić do sądu pracy. PIP wskazuje, że pracownik może dochodzić praw przed sądem oraz złożyć skargę w przypadku naruszenia przepisów prawa pracy.

Kara za niewydanie świadectwa pracy

Niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi naruszenie praw pracownika i może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu może ponosić odpowiedzialność przewidzianą w Kodeksie pracy.

Kontrolę w tym zakresie może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektor może zbadać dokumentację i sposób wykonania obowiązku przez pracodawcę.

Odpowiedzialność wykroczeniowa nie zastępuje roszczeń pracownika. Osobno może on domagać się dokumentu, sprostowania albo naprawienia szkody.

Odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy

Pracownik może żądać naprawienia szkody wyrządzonej przez niewydanie w terminie albo wydanie niewłaściwego świadectwa pracy. Konieczne jest jednak wykazanie związku między działaniem pracodawcy a poniesioną stratą.

Przykładem może być utrata możliwości podjęcia nowego zatrudnienia, jeżeli przyszły pracodawca rzeczywiście wymagał dokumentu, a jego brak był bezpośrednią przyczyną niepodpisania umowy.

Pracownik powinien gromadzić dowody, takie jak:

• korespondencja z potencjalnym pracodawcą,
• wezwania do wydania dokumentu,
• odpowiedzi byłego pracodawcy,
• potwierdzenia nadania,
• informacje o warunkach planowanego zatrudnienia.

Samo opóźnienie nie zawsze automatycznie oznacza powstanie szkody. Roszczenie wymaga wykazania konkretnych skutków.

Świadectwo pracy a urząd pracy

Osoba rejestrująca się jako bezrobotna może potrzebować świadectw pracy dokumentujących poprzednie zatrudnienie i sposób ustania stosunku pracy. Informacje te mogą mieć znaczenie przy ustalaniu prawa do zasiłku i terminu jego przyznania.

Szczególnie ważny jest zapis dotyczący sposobu rozwiązania umowy. Inne skutki może mieć wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę, a inne rozwiązanie umowy przez pracownika albo za porozumieniem stron.

Nie oznacza to, że każda osoba musi posiadać świadectwo w dniu pierwszego kontaktu z urzędem, ale brak dokumentu może utrudnić albo opóźnić pełne rozpatrzenie sprawy.

Świadectwo pracy a nowy pracodawca

Nowy pracodawca korzysta ze świadectwa przede wszystkim w celu ustalenia uprawnień zależnych od przebiegu wcześniejszego zatrudnienia. Może sprawdzić między innymi wykorzystany w danym roku urlop oraz okresy zatrudnienia mające znaczenie dla stażu.

Dokument nie powinien być traktowany jako poufna opinia o kandydacie. Nie zawiera oceny pracy i nie zastępuje referencji.

Pracownik powinien przekazać nowemu pracodawcy świadectwa potrzebne do ustalenia uprawnień. Warto pozostawić sobie oryginały lub kopie, zgodnie z przyjętą procedurą kadrową.

Świadectwo pracy a emerytura

Świadectwa pracy mogą mieć znaczenie przy dokumentowaniu okresów zatrudnienia i okresów nieskładkowych. Starsze dokumenty są szczególnie ważne, jeśli dane nie zostały w pełni zapisane w elektronicznych systemach ubezpieczeniowych.

Nie należy wyrzucać świadectw po zmianie pracy. Najlepiej przechowywać je wraz z:

• umowami,
• zaświadczeniami o wynagrodzeniu,
• dokumentami ZUS,
• legitymacjami ubezpieczeniowymi,
• informacjami o okresach urlopów bezpłatnych,
• dokumentami dotyczącymi pracy za granicą.

W razie niezgodności pomiędzy dokumentami a zapisami na koncie ubezpieczonego świadectwo może być jednym z dowodów analizowanych przy ustalaniu uprawnień.

Zgubione świadectwo pracy

Utrata dokumentu nie oznacza, że okres zatrudnienia przestaje istnieć. Były pracownik może zwrócić się do pracodawcy o wydanie kopii dokumentu znajdującego się w dokumentacji pracowniczej.

Wniosek powinien zawierać dane umożliwiające odnalezienie akt:

• imię i nazwisko używane podczas zatrudnienia,
• datę urodzenia lub inne dane identyfikacyjne, jeśli są niezbędne,
• okres zatrudnienia,
• stanowisko,
• nazwę jednostki,
• aktualny adres do korespondencji.

Pracodawca powinien postępować zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej i ochronie danych osobowych.

Duplikat czy kopia świadectwa pracy?

W potocznym języku często mówi się o duplikacie świadectwa. Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej posługują się jednak zasadami wydawania kopii dokumentów znajdujących się w aktach.

Wydana kopia powinna odpowiadać treści przechowywanego dokumentu. Nie służy do poprawiania błędów. Jeżeli pierwotne świadectwo było nieprawidłowe, należy najpierw przeprowadzić procedurę sprostowania.

Co zrobić, gdy firma już nie istnieje?

Likwidacja firmy może utrudniać uzyskanie dokumentu, ale nie zawsze uniemożliwia odtworzenie przebiegu zatrudnienia. Należy ustalić, kto przejął dokumentację pracowniczą.

Akta mogą znajdować się u:

• następcy prawnego,
• likwidatora,
• syndyka,
• wyspecjalizowanego przechowawcy,
• archiwum,
• organu założycielskiego,
• innego podmiotu wskazanego zgodnie z przepisami.

Pomocne mogą być także dokumenty posiadane przez pracownika, dane ZUS, umowy, listy płac, legitymacje ubezpieczeniowe i zeznania świadków. W trudniejszych przypadkach konieczne może być postępowanie przed sądem.

Śmierć pracownika a świadectwo pracy

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. Pracodawca sporządza świadectwo i włącza je do akt osobowych. Na wniosek uprawnionego członka rodziny albo spadkobiercy dokument może zostać wydany zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu.

Osoba występująca o dokument może zostać poproszona o wykazanie uprawnienia do jego otrzymania.

Śmierć pracodawcy

Skutki śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną zależą od sytuacji prawnej przedsiębiorstwa, ustanowienia zarządu sukcesyjnego i dalszych losów stosunków pracy.

Pracownik powinien ustalić, jaki podmiot przejął obowiązki związane z dokumentacją. Może to być zarządca sukcesyjny, spadkobierca, następca prawny albo podmiot przechowujący akta.

Świadectwo pracy tymczasowej

Pracownik tymczasowy pozostaje zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej, a nie przez pracodawcę użytkownika. To agencja odpowiada za wydanie świadectwa pracy.

Dokument powinien prawidłowo obejmować okresy zatrudnienia i dane wymagane przepisami. Sam pracodawca użytkownik nie wystawia świadectwa, nawet jeśli pracownik codziennie wykonywał obowiązki w jego zakładzie.

Przejęcie zakładu pracy

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy nie oznacza samo w sobie rozwiązania stosunku pracy. Pracownik kontynuuje zatrudnienie u nowego pracodawcy z mocy prawa.

Z tego powodu w dniu przejęcia zakładu co do zasady nie wystawia się świadectwa pracy tylko dlatego, że zmienił się podmiot zatrudniający. Dokument zostanie wydany po późniejszym rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy i powinien prawidłowo odzwierciedlać przebieg zatrudnienia.

Zmiana nazwy firmy

Zmiana nazwy pracodawcy, adresu siedziby albo formy organizacyjnej nie zawsze oznacza powstanie nowego stosunku pracy. Jeżeli zachowana jest ciągłość podmiotu lub stosunek przeszedł zgodnie z przepisami, pracownik nie musi otrzymywać świadectwa w momencie samej zmiany nazwy.

Decydujące jest to, czy doszło do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, a nie wyłącznie do aktualizacji danych przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

W świadectwie wskazuje się, że umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron, wraz z odpowiednią podstawą prawną. Dokument nie musi zawierać pełnego opisu negocjacji ani powodów zawarcia porozumienia.

Jeżeli porozumienie nastąpiło z przyczyn dotyczących pracodawcy i informacja ta ma znaczenie dla uprawnień pracownika, należy zadbać, aby dokumentacja odpowiednio odzwierciedlała stan faktyczny.

Przed podpisaniem porozumienia warto dokładnie przeczytać jego treść. Późniejsze świadectwo powinno być zgodne z podpisanym dokumentem.

Wypowiedzenie przez pracownika

Jeżeli pracownik sam wypowiedział umowę, świadectwo powinno wskazywać właściwy tryb i stronę składającą oświadczenie. Nie należy wpisywać jako podstawy porozumienia stron, jeśli w rzeczywistości doszło do jednostronnego wypowiedzenia.

Różnica może mieć znaczenie poza samym stosunkiem pracy, na przykład przy ubieganiu się o świadczenia dla bezrobotnych.

Wypowiedzenie przez pracodawcę

W przypadku wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę świadectwo również powinno jednoznacznie wskazywać właściwy tryb. Nie wpisuje się w nim pełnego uzasadnienia wypowiedzenia, chyba że szczególne przepisy wymagają określonej informacji.

Powód wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony albo określony wynika z oświadczenia pracodawcy, a nie z rozbudowanego opisu w świadectwie.

Zwolnienie dyscyplinarne

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest odnotowywane poprzez wskazanie właściwej podstawy prawnej. Potocznego określenia „zwolnienie dyscyplinarne” nie trzeba wpisywać jako dodatkowego komentarza.

Jeżeli pracownik kwestionuje legalność rozwiązania, powinien dochodzić roszczeń przed sądem pracy w terminie przewidzianym dla odwołania. Sam wniosek o sprostowanie świadectwa nie zastępuje postępowania dotyczącego zgodności zwolnienia z prawem.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracodawcy

Pracownik może w określonych sytuacjach rozwiązać umowę bez wypowiedzenia. Świadectwo powinno wskazywać właściwą podstawę, a nie przedstawiać zakończenia zatrudnienia jako zwykłego wypowiedzenia przez pracownika.

Prawidłowy zapis może wpływać na ocenę sytuacji przez urząd pracy i inne instytucje.

Upływ czasu umowy

Umowa na czas określony może zakończyć się z upływem okresu, na który została zawarta. W świadectwie wskazuje się wtedy odpowiednią podstawę prawną, a nie wypowiedzenie.

Jeżeli przed końcową datą jedna ze stron złożyła skuteczne wypowiedzenie i okres wypowiedzenia upłynął wcześniej, dokument powinien odpowiadać rzeczywistemu trybowi rozwiązania.

Wygaśnięcie stosunku pracy

Wygaśnięcie następuje z mocy prawa w przypadkach określonych przepisami. Nie jest tym samym co rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem albo porozumieniem.

Dokument powinien wskazywać okoliczność i podstawę wygaśnięcia. Pracownik albo osoba uprawniona powinni sprawdzić, czy zapis odpowiada rzeczywistemu zdarzeniu.

Błędy w urlopie wypoczynkowym

Jedną z częstszych pomyłek jest wpisanie przysługującego rocznego limitu zamiast urlopu faktycznie wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia. Dokument powinien przekazać kolejnemu pracodawcy informację potrzebną do ustalenia pozostałego uprawnienia.

Problemem może być również:

• nieprawidłowe przeliczenie urlopu przy niepełnym etacie,
• nieuwzględnienie ekwiwalentu w odpowiednim zakresie,
• pomylenie urlopu zaległego z bieżącym,
• błędne wykazanie urlopu na żądanie.

Pracownik powinien porównać zapis z paskami wynagrodzeń, wnioskami urlopowymi i informacjami z systemu kadrowego.

Ekwiwalent za urlop a świadectwo pracy

Jeżeli w dniu zakończenia zatrudnienia pozostaje niewykorzystany urlop, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu, chyba że strony spełniają warunki pozwalające wykorzystać urlop podczas kolejnej umowy zawartej bezpośrednio po poprzedniej.

Świadectwo powinno być wypełnione tak, aby kolejny pracodawca mógł prawidłowo ustalić uprawnienia urlopowe w danym roku. Sama wysokość wypłaconego ekwiwalentu nie stanowi standardowej informacji wpisywanej do dokumentu.

Choroba a świadectwo pracy

Dokument nie zawiera diagnozy ani przyczyny choroby. Wykazuje natomiast odpowiednie okresy nieskładkowe oraz inne informacje wymagane do ustalenia uprawnień.

Pracodawca nie może wpisać, że pracownik „często chorował” albo korzystał ze zwolnień w sposób budzący zastrzeżenia. Taki komentarz wykracza poza dopuszczalną treść świadectwa.

Świadectwo pracy a referencje

Świadectwo pracy i referencje to dwa różne dokumenty.

Świadectwo:

• jest obowiązkowe,
• ma treść regulowaną przepisami,
• potwierdza przebieg zatrudnienia,
• nie ocenia pracownika.

Referencje:

• są zwykle dobrowolne,
• mogą zawierać ocenę współpracy,
• opisują osiągnięcia i kompetencje,
• nie zastępują świadectwa.

Pracodawca nie może odmówić wydania świadectwa tylko dlatego, że nie chce wystawić pozytywnej opinii.

Świadectwo pracy po krótkim zatrudnieniu

Nawet jeżeli umowa została rozwiązana po jednym dniu albo kilku dniach, pracownik ma prawo do świadectwa. Minimalny czas zatrudnienia nie został ustanowiony jako warunek otrzymania dokumentu.

Pracodawca powinien wykazać rzeczywisty okres pracy, wymiar etatu i sposób ustania umowy. Nie wolno pomijać krótkiego zatrudnienia tylko dlatego, że nie zakończyło się ono pomyślnie.

Kilka umów u jednego pracodawcy

Jeżeli kolejne umowy następowały bezpośrednio albo były zawierane w warunkach pozwalających nie wydawać od razu świadectwa, końcowy dokument może obejmować kilka okresów.

Pracownik może jednak złożyć wniosek o wydanie świadectwa za wcześniejszy zakończony okres. Pracodawca ma wtedy siedem dni na jego wydanie.

Dwie równoległe umowy

Jeśli pracownik pozostaje z tym samym pracodawcą w więcej niż jednym odrębnym stosunku pracy, zakończenie jednego z nich może wymagać wydania świadectwa dotyczącego właśnie tego stosunku, mimo kontynuowania drugiej umowy.

Każdy przypadek należy oceniać według treści zawartych umów i faktycznego przebiegu zatrudnienia.

Praca u kilku pracodawców jednocześnie

Każdy pracodawca samodzielnie wystawia świadectwo po zakończeniu łączącego go z pracownikiem stosunku pracy. Zatrudnienie w innej firmie nie wpływa na ten obowiązek.

Pracownik może więc posiadać kilka świadectw obejmujących nakładające się okresy. Nie jest to błąd, jeśli rzeczywiście pracował jednocześnie w kilku miejscach.

Jak długo przechowywać świadectwo pracy?

Pracownik powinien przechowywać dokument bezterminowo. Nie można wykluczyć, że będzie potrzebny wiele lat później do wyjaśnienia stażu, okresów składkowych, urlopu lub przebiegu zatrudnienia.

Dobrym rozwiązaniem jest:

• zachowanie papierowego oryginału,
• wykonanie czytelnego skanu,
• zapisanie kopii w zaszyfrowanej chmurze,
• przechowywanie dokumentów według pracodawców i dat,
• zabezpieczenie ich przed wilgocią i zniszczeniem.

Plik warto nazwać w sposób jednoznaczny, na przykład: „Świadectwo_pracy_nazwa_firmy_2024–2026.pdf”.

Najczęstsze błędy pracodawców

Do częstych nieprawidłowości należą:

• wydawanie dokumentu z opóźnieniem,
• uzależnianie go od rozliczenia mienia,
• używanie starego wzoru,
• błędne daty,
• pominięcie zmian etatu,
• niepełna historia stanowisk,
• błędna podstawa rozwiązania umowy,
• nieprawidłowy wymiar urlopu,
• brak pouczenia o sprostowaniu,
• umieszczanie niedozwolonych ocen.

Pracodawca powinien analizować dane przed podpisaniem dokumentu. Szczególnej kontroli wymagają wieloletnie okresy zatrudnienia, liczne aneksy i zmiany stanowisk.

Najczęstsze błędy pracowników

Pracownicy również popełniają błędy, które utrudniają ochronę ich praw. Najczęściej:

• nie sprawdzają dokumentu po otrzymaniu,
• wyrzucają stare świadectwa,
• przekraczają termin na sprostowanie,
• składają wniosek ustnie i nie mają dowodu,
• samodzielnie poprawiają dokument,
• nie aktualizują adresu,
• mylą świadectwo z zaświadczeniem o zatrudnieniu,
• nie zachowują korespondencji.

Najważniejszym nawykiem jest natychmiastowe przeczytanie całego dokumentu i szybka reakcja na każdą niezgodność.

Praktyczna lista kontrolna dla pracownika

Po otrzymaniu świadectwa warto kolejno sprawdzić:

1. Czy dane osobowe są poprawne?
2. Czy daty odpowiadają umowom?
3. Czy wykazano wszystkie okresy i zmiany etatu?
4. Czy wskazano wszystkie stanowiska?
5. Czy sposób zakończenia umowy jest właściwy?
6. Czy liczba wykorzystanego urlopu jest prawidłowa?
7. Czy uwzględniono urlopy i zwolnienia mające znaczenie dla kolejnego pracodawcy?
8. Czy okresy nieskładkowe są kompletne?
9. Czy dokument zawiera pouczenie?
10. Czy został podpisany przez właściwą osobę?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek pytanie budzi wątpliwość, należy porównać dokument z innymi aktami i skontaktować się z działem kadr.

Praktyczna lista kontrolna dla pracodawcy

Przed wydaniem świadectwa pracodawca powinien:

• potwierdzić datę ustania zatrudnienia,
• sprawdzić wszystkie aneksy,
• zweryfikować wymiar czasu pracy,
• zebrać historię stanowisk,
• ustalić właściwą podstawę prawną rozwiązania,
• przeliczyć uprawnienia urlopowe,
• sprawdzić okresy nieskładkowe,
• zastosować aktualny wzór,
• dodać właściwe pouczenie,
• zapewnić terminowe doręczenie.

Dokument powinien zostać sprawdzony niezależnie od tego, czy generuje go program kadrowy. Odpowiedzialność za jego treść ponosi pracodawca.

Świadectwo pracy jako dokument potrzebny przez wiele lat

Znaczenie świadectwa nie kończy się w chwili podjęcia kolejnej pracy. Może ono zostać wykorzystane po wielu latach do potwierdzania doświadczenia, wyjaśniania uprawnień emerytalnych, okresów nieskładkowych i przebiegu zatrudnienia.

Szczególnie cenne są dokumenty pochodzące z okresów, za które elektroniczne dane mogą być niepełne. Utrata świadectwa nie zawsze przekreśla możliwość udowodnienia zatrudnienia, ale odzyskiwanie dokumentacji po zlikwidowanej firmie może być czasochłonne.

Najważniejsze zasady dotyczące świadectwa pracy

Pracownik powinien pamiętać, że świadectwo pracy:

• należy się po zakończeniu stosunku pracy,
• co do zasady jest wydawane w dniu ustania zatrudnienia,
• nie zależy od rozliczenia sprzętu ani innych zobowiązań,
• nie jest opinią o pracowniku,
• musi zawierać dane wymagane przepisami,
• może zostać sprostowane,
• powinno być przechowywane przez wiele lat.

Pracodawca nie może dowolnie kształtować treści dokumentu. Każdy zapis powinien wynikać z dokumentacji i obowiązujących regulacji.

Świadectwo pracy i ochrona praw pracownika

Prawidłowo sporządzone świadectwo zapewnia ciągłość informacji między kolejnymi okresami zatrudnienia. Pozwala nowemu pracodawcy ustalić uprawnienia, a pracownikowi udokumentować przebieg kariery zawodowej.

Największe znaczenie mają trzy działania: terminowe wydanie dokumentu, dokładne sprawdzenie jego treści i szybkie złożenie wniosku o sprostowanie w przypadku błędu. Pracownik nie powinien odkładać kontroli dokumentu, ponieważ terminy na podjęcie określonych czynności są ograniczone.

Świadectwo pracy nie jest zwykłym formularzem administracyjnym. Błędna data, niewłaściwy tryb rozwiązania umowy czy nieprawidłowo wykazany urlop mogą wpływać na konkretne uprawnienia. Dlatego zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni traktować jego przygotowanie i odbiór z należytą starannością.